안녕하세요!
왕초보 신입사원인데, 급여나 인사업무 담당이라면
직장에서 엑셀 업무하다 별것 아닌 데서 꼬여 시간 날리기 일쑤죠~?
n십여 년 근무하고 있는 저도 종종 엑셀의 늪에서 헤매게 됩니다.
정말 왕왕왕 초보적인 것이라 이런 것도 궁금한 사람이 있으려나? 싶지만,
저 같은 분 또 있으실 거라 믿으며 "이런 것까지 알려주는 mjpaylog" 시작합니다.
신입사원의 데이터를 명부에 입력하다 보면,
2000년대생 사원의 주민번호 앞자리(YYMMDD)가
자꾸 5자리로 표시되어 당황하실 때가 있죠?
예를 들어, 2002년 1월 1일생의 주민번호 앞자리는 020101이어야 하는데,
엑셀에 그대로 입력하면 맨 앞의 '0'이 숫자로 인식되어 자동으로 사라지고 20101만 남게 됩니다.
당황하지 마세요! 이럴 땐 TEXT 함수!
[수식] =TEXT(해당 셀, "000000")
이렇게 수식을 입력하면 사라졌던 '0'이 마법처럼 다시 나타나 6자리 자릿수를 딱 맞춰준답니다.
(예시 데이터는 개인정보 보호를 위해 가상의 번호로 작성되었습니다.)
"자릿수를 맞춰두어야 나중에 급여 프로그램에 업로드하거나
다른 데이터와 매칭할 때 오류가 없답니다.
아주 사소하지만 기본 중의 기본이죠!"
왜 그냥 입력하면 안 되나요?
엑셀은 기본적으로 숫자의 맨 앞에 오는 '0'을 가치가 없는 숫자로 판단해서
자동으로 지워버리는 성질이 있어요.
그래서 우리가 020101이라고 아무리 열심히 입력해도 20101로 변해버리는 거죠.
TEXT 함수는 엑셀에게 '이건 단순한 숫자가 아니라,
정해진 형식을 가진 문자야! 라고 인식시켜 주는 거랍니다.
복사해서 값으로 붙여 넣기
수식을 적용한 후, 이 데이터를 다른 시스템에 업로드해야 한다면 꼭 거쳐야 하는 과정이 있어요.
바로 [값으로 붙여 넣기]입니다.
수식이 걸려있는 상태로 복사하면 오류가 날 수 있으니,
결괏값을 복사한 뒤 마우스 오른쪽 클릭 > 선택하여 붙여 넣기 > 값을 선택해
텍스트 데이터로 확정 지어주세요.
이 과정까지 마쳐야 완벽한 급여&인사 데이터가 됩니다.
자릿수를 맞춰두는 것은 데이터를 안정적으로 관리하는 가장 기본적인 습관입니다.
특히 주민등록번호 같은 중요한 데이터는 더욱 그렇죠!
오늘 배운 TEXT 함수는 주민번호뿐만 아니라,
앞자리에 '0'이 포함된 전화번호나 사번을 정리할 때도 아주 유용하게 쓰이니 꼭 기억해 두세요.
오늘은 아주 간단하지만 모르면 당황스러운 주민번호 앞자리 살리기를 알아봤는데요.
다음번에는 이 주민번호 데이터를 활용해서 생년월일 추출하기나 나이 계산하기 같은
조금 더 심화된 엑셀 비법을 들고 올게요.
신입사원 여러분, 오늘도 칼퇴를 응원합니다!